Bài viết này sẽ giới thiệu những thành phần cần có trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp với vốn đầu tư nước ngoài và những điều kiện quy định cho việc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY VỐN ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp nước ngoài hoạt động liên tục tối thiểu 1 năm, kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh;
- Thời hạn hoạt động của giấy phép kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương tối thiểu phải còn 1 năm, tính từ ngày nộp hồ sơ xin thành lập văn phòng đại diện;
- Thương nhân nước ngoài phải thuộc quốc gia, lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật công nhận tại các quốc gia, lãnh thổ đó;
- Hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trong trường hợp, văn phòng đại diện không đáp ứng được điều kiện 3 và 4 nói trên, thì hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp nhận và phê duyệt;
- Không thuộc trường hợp bị thu hồi giấy phép văn phòng đại diện trong vòng 2 năm, tính đến ngày nộp hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
- Việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với các vấn đề an ninh, quốc phòng, an toàn, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP VỐN NƯỚC NGOÀI
Để mở văn phòng đại diện doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI company), bạn chuẩn bị bộ hồ sơ như sau:
1. Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
2. Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh;
3. Các giấy tờ có giá trị tương đương giấy phép kinh doanh (nếu có);
4. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
5. Bản sao BCTC hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất;
6. Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;
7. Các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất để làm văn phòng đại diện.
Lưu ý:
Bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện phải do công ty mẹ ký và đóng dấu hoặc phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thành tiếng Việt và công chứng.
QUY TRÌNH THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Sau khi chuẩn bị hoàn tất bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài, bạn tiến hành các bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp giấy phép, nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 2: Chờ kết quả từ cơ quan cơ quan cấp giấy phép.
Đối với trường hợp thông thường:
- Trong vòng 3 ngày, nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung (tối đa 1 lần);
- Trong vòng 7 ngày, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài.
Đối với trường hợp phải gửi hồ sơ cho Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành:
- Trong vòng 3 ngày, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ gửi văn bản xin ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành;
- Trong vòng 5 ngày, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ phản hồi thông tin bằng văn bản;
- Trong vòng 5 ngày, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp giấy phép sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài, nếu không, phải gửi thông báo bằng văn bản.
Bước 3: Làm thủ tục xin cấp dấu cho văn phòng đại diện tại cơ quan công an.
LƯU Ý KHI MỞ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NƯỚC NGOÀI
Nếu trước khi làm thủ tục xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài bạn phải đảm bảo các điều kiện, thì sau khi được cấp giấy phép, bạn cũng phải lưu ý khá nhiều quy định để tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị thu hồi giấy phép văn phòng đại diện:
- Thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài nếu trong quá trình hoạt động có thay đổi thông tin trên giấy phép;
- Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài đối với trường hợp chuyển văn phòng đại diện đến tỉnh, thành khác hoặc đến khu vực thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác;
- Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài nếu bị mất, hư hỏng…;
- Văn phòng đại diện nước ngoài phải gửi báo cáo hoạt động. Cơ quan cấp giấy phép sẽ thu hồi giấy phép nếu không nhận được báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện trong 2 năm liên tiếp hoặc trong vòng 6 tháng nếu có văn bản yêu cầu.